Секретарское дело

З метою домовленості про ділову зустріч досить часто застосовується телефонна розмова. На відміну від особистої зустрічі, тут не має значення зовнішній вигляд і жестикуляція, інтер’єр офісу.

Імідж підприємства-партнера буде залежати від уміння вести телефонну розмову, вихованості і мовленнєвої культури співбесідника, який представляє це підприємство.

В українській мові слово дзвонити багатозначне, і тому на означення розмови телефоном краще вжити однозначне, семантично прозоре дієслово телефонувати.

Перед тим, як взяти в руки телефонну слухавку й зателефонувати, необхідно вибрати час і намітити всі важливі питання, бо якщо щось забути і повторно виходити на зв’язок — це буде не зовсім зручно.  Читать полностью »

Наразі телефонні переговори - невід‘ємний атрибут роботи співробітника будь-якого рангу, дієвий засіб ділового зв‘язку, завдяки якому підвищується оперативність розв‘язання багатьох невідкладних проблем.

Вміння вести телефонні розмови за етичними нормами є важливою умовою набуття відповідної ділової репутації.

Основою успішного проведення ділової телефонної розмови є: компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативно і плідно вирішувати проблему або надавати допомогу в її вирішенні. Важливо, щоб службова, ділова телефонна розмова велася в спокійному, ввічливому тоні і викликала позитивні емоції.

На думку психологів позитивні емоції тонізують діяльність головного мозку, сприяють чіткому раціональному мисленню, а негативні емоції призводять до порушення логічних зв’язків у мові, аргументації, створюють умови для невірної оцінки того, хто з вами розмовляє. Під час телефонної розмови слід зацікавити співрозмовника. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання.

Як це зробити, за допомогою яких засобів? Слід враховувати, що голос, тон, тембр, інтонації уважному співрозмовнику говорять дуже багато. За даними психологів тон, інтонація можуть нести до 40 відсотків інформації, тому слід звернути увагу на подібні “дрібниці” під час телефонної розмови.

Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, висловлює в різкій формі несправедливі докори, в його тоні звучить зарозумілість, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим же.

В телефонній розмові бажано не використовувати специфічні, професійні вирази, які можуть бути не зовсім зрозумілими співрозмовнику, намагайтесь не допускати виразів типу: “лади”, “добро”, “давай”, та ін.

Етикет ділової телефонної розмови має в своєму запасі цілий ряд реплік для коригування спілкування.

Наприклад: “Як Ви мене чуєте…?”, “Не могли б Ви повторити…?”, “Вибачте, дуже погано чути…”, “Перепрошую, я не розчув, що Ви сказали…” і т. п. Перш, ніж комусь зателефонувати, згадайте: тривалий вплив телефонних дзвінків негативно позначається на нервовій системі (тому самі намагайтесь знімати з апарату трубку, як тільки почуєте дзвінок). Існують спеціальні вимоги стосовно змісту телефонних розмов. Вони охоплюють як звичайний телефонний етикет, так і особливості ділового адміністрування. Читать полностью »

Приймати подарунки також потрібно тактовно: розгорнути його, якщо дозволяє ситуація, в присутності особи, яка подарувала, оцінити увагу і смак даруючого, виразити задоволення та подякувати. Дуже неввічливо відкласти подарунок не розгорнувши його. Якщо ж подарунок вам не до вподоби, намагайтесь навіть натяком не виявити незадоволення; будь-який подарунок треба приймати з радістю. Висловлюючи подяку і захоплення, зробіть це так, щоб не засоромити інших гостей, що прийшли зі скромнішими подарунками або взагалі без них.

За офіційних обставин розгортати подарунки не обов’язково. У Китаї це вважається необхідним, тим самим демонструючи, що подарунок прийнято, а от в арабських країнах робити цього не слід. За посланий чи переданий через третю особу подарунок бажано подякувати відразу по телефону чи коротеньким листом. Читать полностью »

Костюм – в переводе с латыни означает “образ жизни”. Внешний вид свидетельствует о Вашем ранге, зажиточности, социальном статусе, сфере вашего бизнеса, а также о близости или принадлежности к определенным слоям общества. Одно время российский царь Петр Первый в “Табеле о рангах” отметил, что “каждый чиновник должен одеваться в соответствии со служебным состоянием – не хуже и не лучше, как того требует должность и род занятий”.

Имидж - это не только внешний вид человека. Специалисты выделяют несколько видов имиджу:

• связанный со средой, где находится человек (квартира, кабинет, автомобиль), ближайшим окружением (семья, друзья, коллеги, членство в клубах, досуг);

• габитарний – связанный с внешностью, ее статическими (одежда, прическа, аксессуары, парфюмерия), середнединамичними (конституция тела) и экспрессивными (мимика, жесты, взгляд, поступь) компонентами;

• вещевой – связанный с материальными или интеллектуальными предметами и вещами, созданными лично (письмо, статья, выступление и тому подобное);

• вербальный – определяет что и как Вы говорите или пишете,

• кинестетический – охватывает характерные движения, пластику тела, жестикуляцию.

Читать полностью »