Штатно-посадова книга є основним робочим документом кадрової служби будь-якої організації. У ній відображено стан комплектації апарату організації та її структурних підрозділів керівниками, спеціалістами, службовцями, робітниками.

Штатно-посадову книгу складають і ведуть працівники кадрової служби на підставі штатного розпису, затвердженого керіником організації. Найзручніше вести цю книгу у великому зошиті формату А4. Нумерувати її аркуші не обов’язково.

Зміст штатно-посадової книги оформлюють у вигляді таблиці (Додаток №8). Зміст поділяють на розділи, назви яких мають відповідати назвам структурних підрозділів організації.

У невеликих організаціях, що не мають чітко визначеної структури, розділи штатно-посадової книги можуть бути сформовані за функціональним принципом, наприклад: «Керівництво. Планування та прогнозування. Організація виробничої діяльності. Облік та звітність. Робота з кадрами. Адміністративно-господарське обслуговування…»

Кожний розділ книги краще починати на новому розвороті. Запис відомостей про працівників здійснюється за відповідними розділами:

1. № за порядком;
2. назва посади;
3. посадовий оклад (грн.);
4. прізвище, ім’я, по батькові;
5. дата народження;
6. освіта, назва навчального закладу;
7. спеціальність;
8. дата і номер наказу про призначення на посаду.

Порядковий номер працівника за штатно-посадовою книгою зазначається також і на його особовій справі та особовій картці, що забезпечує встановлення в організації єдиної системи обліку особових справ та особових карток.
У разі внесення змін до штатного розпису мають бути внесені відповідні зміни або доповнення до штатно-посадової книги. З цією метою наприкінці кожного розділу книги бажано залишати вільне місце для продовження записів.

Особливістю ведення штатно-посадової книги є те, що всі відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів і посад) записують олівцем. Після звільнення працівника з роботи чи переведення на іншу посаду відомості про нього витирають ластиком, а на цьому місці записують відомості про нового працівника. За відсутності нового працівника відповідні графи навпроти вакантної посади мають залишатися незаповненими.

Записи до штатно-посадової книги слід робити відразу після видання наказу про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду тощо, інакше книга втратить своє практичне значення.

Своєчасне та охайне заповнення штатно-посадової книги забезпечить належний облік кадрів, постійний контроль за комплектацією штату організації, наочність розміщення кадрів по структурних підрозділах, облік вакантних посад, оперативність за необхідності складання різних службових документів, передусім довідок кадрового характеру тощо.

У Філії штатно-посадова книга не ведеться в зв’язку з тим, що персональний склад підприємства невеликий і, як вважає керівництво, відсутня необхідність у веденні такого документа. Інспектор з кадрів веде штатний розпис у вигляді штатно-посадового списку (Додаток №9). Штатний розпис затверджено керівником підприємства і завірено печаткою.