Секретарь – офис-менеджер – современная престижная профессия. За последние годы профессиональные требования к офисным работникам существенно изменились. Миф о том, что работа секретаря не требует особенных навыков, окончательно опровергнут. Следовательно, и название этой должностной позиции изменилось – «офис-менеджер». Слово «office» в переводе с английского означает контора, канцелярия, то есть помещение, в котором находится официальное представительство фирмы, ее руководство. Таким образом, «офис-менеджер» относится к категории представительских профессий. Уровень требований, предъявляемый к данной профессии, очень высок. Прежде всего индивидуальные личностные качества: организованность, пунктуальность, аккуратность, тактичность, высокий самоконтроль поведения и эмоций, инициативность, живая заинтересованность в работе, стрессоустойчивость, словесно-логическая и зрительная память, высокий уровень развития общего и вербального интеллекта, скорость понимания абстрактных понятий и прчинно-следственных связей, правильная дикция, высокая культура речи, логичность, этичность поведения…

Еще более широк спектр профессиональных знаний секретаря – офис-менеджера. Прежде всего это знание бизнес-этикета. Так сложилось, что деловой и гражданский этикеты развивались как две параллельные прямые. Гражданский этикет возник во времена рыцарства и до сих пор базируется на правилах поведения одного пола по отношению к другому. Этикетное поведение в бизнесе основано на ранжировании и целесообразности. Каждый сотрудник – живая витрина компании. Во многих компаниях нормы бизнес-этикета становятся частью корпоративной культуры сотрудников. Корпоративный кодекс – это свод правил поведения для сотрудников во всех сферах производственной деятельности. Как правильно приветствовать посетителя, нужно ли при этом вставать, кланяться, пожимать руку, каким должно быть рукопожатие, кто первым должен садиться, как должна садиться женщина, кто первым подает визитную карточку, кто первым выходит из лифта…

Секретарь также должен понимать власть улыбки. Улыбка в бизнес-среде – это инструмент коммуникации. Деловой имидж секретаря специалисты определяют как «достойная приветливость». Поэтому «голливудская» улыбка годится для сферы шоу-бизнеса. А в деловом мире более приемлемо улыбчивое выражение глаз и доброжелательный тон общения. Совершенно по-разному улыбаются, например, украинцы и американцы. У украинца по выражению лица легко определить настроение и душевное состояние, в то время как американец не может позволить себе иметь имидж неуспешного человека, он контролирует свои эмоции, всегда улыбчив и доброжелателен. Знание правил международного этикета сегодня очень актуально для секретаря.

Очень важным элементом деловой культуры является знание дресс-кода (формы одежды) и соответствия ему в деловой среде. В больших компаниях разработкой дресс-кода занимаются HR-менеджер, специалист по деловому протоколу и стилист. Утвержденный руководством документ является приложением к функциональным обязанностям. Он доводится до сведения всех сотрудников фирмы и нарушение его рассматривается как нанесение морального ущерба фирме, за что налагаются различные взыскания вплоть до удержания из зарплаты и увольнения.
Дресс-код – это не униформа, он не исключает индивидуальности в одежде и не препятствует творческому отношению к своей внешности. Это всего лишь «законы жанра», которые диктуют условия и цели работы людей представительских профессий и которые не имеет смысла относить к работникам иных сфер. Существует «10 нельзя» для женщин - работников представительских профессий:

  • Одежду, полностью оголяющую руки.
  • Глубокое декольте на блузах или платьях.
  • Слишком узкие и короткие юбки. Классическая длина – до середины колена.
  • Трикотажные жакеты и свитера, как исключение – эксклюзивный вариант.
  • Платья, плотно облегающие фигуру. На рабочем месте деловая женщина должна выглядеть не сексуально, а женственно и стильно.
  • Одежду из синтетических, прозрачных, кружевных тканей и блестящего шелка.
  • Одежда из тканей с «веселеньким» рисунком: ромбики, кружочки, цветочки…
  • Брючные костюмы, как исключение, допустим костюм классического стиля.
  • Обилие крупных и ярких украшений, блестящих украшений в дневное время, а также оборок, рюшей, воланов, бахромы, меха, перьев, бантов. Желательно избегать в оформлении делового костюма многочисленных накладных карманов, клапанов, воротников усложненного покроя.
  • Прозрачные платья, блузы, через которые просвечивается нижнее белье.

Также рекомендуется бизнес-леди носить обувь классического стиля («лодочки»), каблук высотой 5-6 см., ни в коем случае не «гвоздик», это считается дурным тоном в деловой среде, так же, как и стучать каблуками.

Существует множество рекомендаций и для мужчин представительских профессий: руководителей разного уровня, топ-менеджеров, пресс-секретарей, помощников руководителей и др. Более всего приемлемыми в деловой среде сегодня считаются костюмы всех оттенков серого и синего цветов. Черный остается незаменимым как цвет смокинга и фрака для вечерних торжественных мероприятий, а также для траурных церемоний. Чем интенсивнее и крупнее рисунок костюма, тем имидж менее деловой. Предпочтительнее однобортный пиджак. Костюм-тройка особенно совершенен, но носят его только днем с однотонными рубашками и темными туфлями. Пиджак предпочтительнее классический «английский» - с двумя шлицами сзади. Пиджак с одной шлицей называется «американским», совсем без шлиц «европейским». Это стоит учитывать при организации официальных приемов или переговоров с иностранными партнерами. «Костюм» в переводе с латыни – это «образ жизни». Костюм – это синоним слова наряд, он включает в это понятие целостный образ делового человека, а именно стиль в одежде. Поэтому все детали очень важны. Фасон костюма для офиса исключает стильные и авангардные версии (удлиненные пиджаки сюртучного типа, без воротников, с воротником-стойкой). Брюки должны быть такой длины, чтобы спереди чуть спускаться на обувь, а сзади доходить до начала каблука. Рубашка под пиджаком допускается только с длинными рукавами, не следует надевать рубашки из искусственных тканей. Воротник рубашки должен быть на сантиметр, полтора выше воротника пиджака. Ремень по фактуре материала и цвету должен сочетаться с обувью, пряжка не должна быть блестящей. Носки должны быть достаточно длинными, ни в коем случае не белыми, по цвету чуть светлее цвета обуви и темнее цвета костюма или брюк. Галстук – важнейший аккорд в стилевом ансамбле костюма. Ширина его должна быть равна ширине лацканов пиджака в средней части. Ткань галстука по фактуре должна соотноситься с тканью пиджака. Идеальная длина галстука – до середины пряжки ремня.

Статусные аксессуары (платки, запонки, украшения, очки, портфель, зонт, зажигалки и ручки, бумажник и кошелек, часы) также должны быть «комильфо», т.е. соответствовать должностному статусу как мужчин, так и женщин в деловом мире.

Секретарь – офис-менеджер должен не просто знать дресс-код, принятый в компании, но и правила делового международного протокола, уметь, например, сосчитать необходимое количество рубашек, которые руководитель должен взять с собой в командировку в соответствии с «программой пребывания» делегации и с учетом намеченных мероприятий. Официальные приемы в различных странах проходят не одинаково, поэтому перед поездкой руководителя необходимо подготовить ему исчерпывающую информацию о стране пребывания: географическое расположение, население, столица и другие наиболее крупные города, политический строй, религия, культура, национальные особенности, традиции, национальные праздники, кухня, особенности этикета. Секретарь должен уметь документально оформить представительские расходы и вовремя предоставить информацию в бухгалтерию предприятия.

Менеджер – это руководящий состав фирмы, наделенный исполнительской властью, в границах которой он имеет право принимать решения самостоятельно. Он должен владеть методиками принятия управленческих решений, знать стили руководства, знать особенности украинского менеджмента. Офис-менеджер – это координатор работы офиса, отвечающий за документальное и бездокументное обслуживание руководителя, за документооборот предприятия в целом. Это очень непростая задача, поскольку офис находится в центре всех процессов, которые происходят в организации. Если это небольшая фирма, то задача офис-менеджера еще более усложняется, поскольку служебные обязанности его четко не всегда определены и приходится выполнять самые различные функции: секретаря и референта, организатора деловых встреч, переговоров и презентаций, а также фуршетов и банкетов, бухгалтера и сценариста.

Основы работы в офисе – это далеко не весь перечень знаний и навыков, которыми должен обладать офис-менеджер. О должен владеть методикой ведения эффективных телефонных переговоров и знать правила работы с клиентами, знать правила организации приема посетителей и приемов по личным вопросам. В зависимости от специфики работы офис-менеджер должен владеть иностранными языками, в совершенстве владеть государственным украинским языком, знать психологические аспекты поведения людей и основы профессиональной этики. Необходимо также знание основ государственного, административного, трудового права, характера деятельности и структуры организации, функциональных обязанностей всех сотрудников, порядок организации управленческой работы, основ менеджмента и маркетинга, основ бизнес-планирования. Также необходимо уметь пользоваться офисной техникой, средствами коммуникации и автоматизации управленческой работы.

Наиболее важным моментом в работе секретаря – офис-менеджера является знание деловодства: последовательности работы со всеми видами служебных документов и порядка осуществления контроля за их выполнением, оформления кадрово-контрактных и хозяйственно-договорных документов, знание систем документации, оформление организационно-распорядительных документов предприятия, знание требований государственных стандартов в оформлении деловодческой документации. Также необходимо знать правовые аспекты работы с документами, которые содержат конфиденциальную информацию, правила оформления командировок руководителя.
Позволительно ли руководителю иметь в рабочем кабинете не относящиеся к деловой сфере предметы, так называемые «игрушки для шефа»? А фотографии любимых родственников? А почему в некоторых больших корпорациях позволительно сотрудникам приходить на работу с любимой кошкой? Так что же такое «задача бизнеса»? Какова роль в этом секретаря? Секретарь – это «обслуга или бизнес-леди»? Нужен ли фирме «корпоративный секретарь»? Что значит: «в бизнесе хорошие манеры прибыльны»?