Майже всі дії в сучасному світі (це стосується рахунків, чеків, медичних карток, особових справ, трудових книжок тощо) фіксуються в різних базах даних. Особливої уваги заслуговує питання щодо визначення порядку збирання, зберігання, використання і поширення персональних даних у сфері трудових правовідносин. Так, відповідно до частини другої статті 32 Конституції України і абзацу другого частини 1 статті 302 Цивільного Кодексу України не допускається збирання, зберігання, використання і поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини. Таке конституційне положення деталізується низкою нормативних актів у сфері збирання, зберігання, використання та поширення інформації.

На підприємстві, в установі, організації, з якою громадянин укладає трудовий договір,формується певна інформаційна база даних, яка, згідно із Законом № 2657-ХІІ «Про інформацію», містить певний обсяг персональних даних про нього. Персональні дані працівника є інформацією з обмеженим доступом і на роботодавця, згідно з законом, покладено обов’язок їх належного зберігання, що усувало б можливість їх втрати і неправомірного використання.

У Філії організовано належне зберігання персональних даних працівників: особові справи та трудові книжки зберігаються в сейфі відповідальної особи – інспектора з кадрів, несанкціонований доступ до них заборонений. Всі документи з обліку кадрів зберігаються належним чином у відповідності з вимогами діловодства.