На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок:

* книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них, типова форма П-9;
* книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, типова форма П-10;
* акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них, типова форма П-11. Ці типові форми затверджені наказом Міністерства статистики №277 від 27.10.95р.

У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фіксують усі операції, що пов’язані з одержанням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії й номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі рееструють усі трудові книжки, одержані від працівників під час улаштування їх на роботу, а також трудові книжки й укладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заявку під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки й укладки до них, разом із прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складають акт за типовою формою № П-11 (Додаток №14).

У Філії облік трудових книжок здійснюється лише в одній книзі – «Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них» (Додатки №15 та №16) за типовою формою №П-10 з реквізитами:

1. № за порядком;
2. дата прийому або заповнення трудової книжки чи вкладки до неї (число, місяць, рік);
3. П.І.Б. власника трудової книжки;
4. посада, професія працівника, який здав або на кого заповнена трудова книжка чи вкладиш;
5. найменування структурного підрозділу;
6. дата і номер документа, на підставі якого прийнято працівника;
7. підпис відповідальної особи, яка приймала або заповнювала трудову книжку чи вкладиш;
8. серія і номер трудової книжки чи вкладки до неї;
9. сума, отримана при виписуванні трудової книжки при звільненні;
10. дата і підстава видачі працівникові трудової книжки при звільненні;
11. підпис працівника в одержанні трудової книжки.

У Філії книгу обліку руху трудових книжок веде інспектор з кадрів. Книга ведеться відповідно до вимог правил діловодства та «Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженої Наказом Мінпраці, Мінюсту і Мінсоцзахисту від 29 липня 1993р. №58. Книга прошнурована, пронумеровано всі аркуші, зберігається як документ суворої звітності.