Право на відпочинок і зокрема на оплачувану відпустку в Україні гарантоване кожному, хто працює, і забезпечується передусім нормами Конституції України. Відносини, пов’язані з наданням відпустки, регулюються главою 5 Кодексу законів про працю України (КЗпП), Законом України «Про відпустки» №504/96-ВР від 15 листопада 1996р., іншими законами і нормативно-правовими актами.

Відповідно до трудового законодавства право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Для забезпечення цього права громадян на підприємствах складають «Графіки надання щорічних відпусток». Графік погоджується головою профспілкової організації підприємства та затверджується керівником підприємства. Графік повинен мати такі реквізити:

1. № за порядком;
2. П.І.Б. працівника;
3. посада, професія;
4. кількість календарних днів відпустки;
5. за який календарний період;
6. коли використана в минулому робочому році;
7. дата надання відпустки за планом;
8. коли використана фактично;
9. примітка;
10. підпис працівника.

У Філії створено графік відпусток на 2008 рік (Додаток №12). Графік створено за спрощеною схемою, де вказуються лише П.І.Б. працівника та місяць року, коли планується надати відпустку даному працівникові. Графік підписаний інспектором з кадрів та затверджений керівником підприємства.

Графік створюється та зберігається на підприємстві на електронних та на паперових носіях.

Книга обліку відпусток створюється на підприємстві для ведення обліку використаних працівниками відпусток за календарний рік. Книга обліку відпусток повинна мати такі реквізити:

1. № за порядком;
2. номер та дата наказу;
3. П.І.Б. працівника;
4. посада, професія;
5. найменування структурного підрозділу;
6. вид відпустки;
7. кількість календарних днів відпустки;
8. за який період;
9. дата початку відпустки;
10. дата закінчення відпустки;
11. використано днів;
12. підстава;
13. не використано днів відпустки за попередній рік;
14. примітка.

У Філії ведеться книга обліку відпусток, яка має попередні реквізити, створюється та підписується інспектором з кадрів (Додаток №13). Книга зберігається в електронному вигляді та на паперових носіях.

Облік відпусток щорічних, додаткових, без збереження зарплати, по догляду за дитиною та ін. ведеться у Філії також на особових картках працівників у розділі 4 за реквізитами типової форми П-2 (Додаток №1).