Секретарское дело

З метою домовленості про ділову зустріч досить часто застосовується телефонна розмова. На відміну від особистої зустрічі, тут не має значення зовнішній вигляд і жестикуляція, інтер’єр офісу.

Імідж підприємства-партнера буде залежати від уміння вести телефонну розмову, вихованості і мовленнєвої культури співбесідника, який представляє це підприємство.

В українській мові слово дзвонити багатозначне, і тому на означення розмови телефоном краще вжити однозначне, семантично прозоре дієслово телефонувати.

Перед тим, як взяти в руки телефонну слухавку й зателефонувати, необхідно вибрати час і намітити всі важливі питання, бо якщо щось забути і повторно виходити на зв’язок — це буде не зовсім зручно.  Читать полностью »

Приймати подарунки також потрібно тактовно: розгорнути його, якщо дозволяє ситуація, в присутності особи, яка подарувала, оцінити увагу і смак даруючого, виразити задоволення та подякувати. Дуже неввічливо відкласти подарунок не розгорнувши його. Якщо ж подарунок вам не до вподоби, намагайтесь навіть натяком не виявити незадоволення; будь-який подарунок треба приймати з радістю. Висловлюючи подяку і захоплення, зробіть це так, щоб не засоромити інших гостей, що прийшли зі скромнішими подарунками або взагалі без них.

За офіційних обставин розгортати подарунки не обов’язково. У Китаї це вважається необхідним, тим самим демонструючи, що подарунок прийнято, а от в арабських країнах робити цього не слід. За посланий чи переданий через третю особу подарунок бажано подякувати відразу по телефону чи коротеньким листом. Читать полностью »

Від того, як ви піднесете свій подарунок, залежить і те, який він матиме ефект. Має значення навіть те, даруєте ви його особисто чи через спільного знайомого. Дарувати потрібно тактовно, з приємними словами, короткими побажаннями, жартом.

Дарування - це церемонія. Бажано підготувати нескладні репліки, знайти відповідні слова і, відкинувши трафарет, відзначити неповторність людини, якій вручається подарунок.

Як вже зазначалось, згідно з діловим протоколом першими вручають дарунки господарі при першій зустрічі. Другий обов’язковий подарунок вручається гостям перед від’їздом. У свою чергу, гості повинні мати хоча б один подарунок, який вручається в будь-який момент відповідно до розвитку взаємовідносин. Дуже полюбляють подарунки турки та японці. Читать полностью »

Подарунки в ділових відносинах ділять на дві категорії:

• сувенірні - блокноти, ручки, запальнички, недорогі книги тощо;
• цінні - дорогі подарункові видання, дорогі ручки, вази, сервізи, картини тощо.

Подарунок - і з певного приводу, і несподіваний (сюрприз) - завжди має не лише свою пряму вартість, а й певну конотацію (від лат. connotatio - додаткове значення) - оцінно-емоційне “співзначення”, а тому по-різному сприймається адресатами.

Так, сувеніри дарують людям малознайомим, за незначні послуги, а також близьким знайомим з приводу незначної події. Іноземцям слід дарувати лише ті сувеніри, які відображають особливості країни перебування. Читать полностью »

Оформляюючи подарунок, важливо виявити гарний смак: загорнути його в яскравий барвистий папір, перев’язати стрічкою, додати свою візитну картку або святкову листівку. Подарунок без упаковки або в поліетиленовому пакеті - це зневага до людини. Упаковка надає подарунку не тільки чарівності і принадності, це данина традиції. В отримувача чи дарувальника не завжди може виникнути бажання зразу ж демонструвати подарунок, що може відображати ступінь і глибину взаємин.

Обгортку для квітів треба вибирати залежно від ситуації (офіційна чи неофіційна зустріч), службового становища і професії, статі, віку, а також особливостей національно-психологічного сприйняття кольорів. Читать полностью »

У діловому світі, як і в повсякденному житті, є прийнятним вручення подарунків, сувенірів. Подарунок - це дзеркало, в якому відображаються відносини між тим, хто приймає подарунок, і тим, хто його дарує.

Подарована річ може розповісти про марнотратство чи безкорисливість, щедрість чи неймовірну жадобу, мудрість чи нетактовність, наявність почуття гумору чи його відсутність.

Справжній подарунок - це гармонійне поєднання уподобань того, хто отримав подарунок, і почуття смаку того, хто подарував. Однак необхідно знати, що тут потрібні міра і такт, свої суворі, відпрацьовані багатьма роками правила.

Імідж — це думка, що містить оцінку, а оцінка формує готовність діяти — психологічну установку. Працюючи над іміджем, свідомо управляючи враженням про себе, керівник формує у підлеглих, колег, клієнтів психологічну установку відносно себе, яка може працювати як на благо компанії, так і навпаки.

Цією установкою може бути, наприклад, намір вибудовувати ефективні відносини, довіряти, поважати, більше спілкуватися, бути відкритим, лояльним, старанним. Або навпаки, прагнути до конфронтації, грубити, бути підозрілим, плести інтриги і ін.

Якщо імідж позитивний, що означає позитивну установку, то результати діяльності, переговорів, проектів будуть успішнішими. Якщо ж імідж негативний, зрозуміло, що це негативно впливає на результати діяльності.

Таким чином, імідж керівника в очах своїх співробітників може вплинути на компанію в економічному сенсі. Читать полностью »

Костюм – в переводе с латыни означает “образ жизни”. Внешний вид свидетельствует о Вашем ранге, зажиточности, социальном статусе, сфере вашего бизнеса, а также о близости или принадлежности к определенным слоям общества. Одно время российский царь Петр Первый в “Табеле о рангах” отметил, что “каждый чиновник должен одеваться в соответствии со служебным состоянием – не хуже и не лучше, как того требует должность и род занятий”.

Имидж - это не только внешний вид человека. Специалисты выделяют несколько видов имиджу:

• связанный со средой, где находится человек (квартира, кабинет, автомобиль), ближайшим окружением (семья, друзья, коллеги, членство в клубах, досуг);

• габитарний – связанный с внешностью, ее статическими (одежда, прическа, аксессуары, парфюмерия), середнединамичними (конституция тела) и экспрессивными (мимика, жесты, взгляд, поступь) компонентами;

• вещевой – связанный с материальными или интеллектуальными предметами и вещами, созданными лично (письмо, статья, выступление и тому подобное);

• вербальный – определяет что и как Вы говорите или пишете,

• кинестетический – охватывает характерные движения, пластику тела, жестикуляцию.

Читать полностью »