При невеликій кількості працівників доцільно вести алфавітну книгу особового складу, куди заносити прізвища всіх працівників за структурними підрозділами чи категоріями персоналу. Як і всі облікові книги, алфавітна книга повинна бути прошнурована, всі аркуші пронумеровані, скріплена підписом керівника підприємства та печаткою.

Алфавітна книга повинна мати такі реквізити:

1. П.І.Б. працівника;
2. № особової справи, особової картки;
3. найменування структурного підрозділу;
4. посада;
5. №., дата наказу про прийняття на роботу (переведення);
6. загальний трудовий стаж;
7. № і дата наказу про звільнення з роботи;
8. алфавіт.

Бажано на кожну літеру алфавіту вести окрему сторінку.

У Філії алфавітна книга не ведеться, але на головному підприємстві цей документ оформлюють відповідно до вимог діловодства (Додаток №10).

На підприємствах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що може значно полегшити роботу з картотекою (Додаток №11).

Типова форма П-3 «Алфавітна картка» затверджена наказом Міністерства статистики України 09.10.95р. №253. На відміну від алфавітної книги, алфавітна картка ведеться на всіх працівників підприємства. Картки розташовуються в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Основні реквізити алфавітної картки:

1) № особової справи;

2) П.І.Б. працівника;

а на лицьовому боці картки та на звороті однакові реквізити:

1. цех (відділ), дільниця;
2. посада, яку займає працюючий;
3. дата прийому (зарахування);
4. номер наказу; табельний №.;

У Філії алфавітні картки також не ведуться через відсутність у їх потребі.