Секретарское дело

Серед реальних та потенційних загроз національній безпеці України в інформаційній сфері законодавець визначає розголошення інформації, яка становить державну та іншу, передбачену законом, таємницю, а також конфіденційної інформації, що є власністю держави, або спрямована на забезпечення потреб та національних інтересів суспільства і держави [1].

Законом України “Про інформацію” (ст. 6) передбачене створення загальної системи охорони інформації, однією зі складових якої має стати і визначення державою правил віднесення відомостей до відповідної категорії інформації [2, с. 9].
Читать полностью »

З метою домовленості про ділову зустріч досить часто застосовується телефонна розмова. На відміну від особистої зустрічі, тут не має значення зовнішній вигляд і жестикуляція, інтер’єр офісу.

Імідж підприємства-партнера буде залежати від уміння вести телефонну розмову, вихованості і мовленнєвої культури співбесідника, який представляє це підприємство.

В українській мові слово дзвонити багатозначне, і тому на означення розмови телефоном краще вжити однозначне, семантично прозоре дієслово телефонувати.

Перед тим, як взяти в руки телефонну слухавку й зателефонувати, необхідно вибрати час і намітити всі важливі питання, бо якщо щось забути і повторно виходити на зв’язок — це буде не зовсім зручно.  Читать полностью »

Наразі телефонні переговори - невід‘ємний атрибут роботи співробітника будь-якого рангу, дієвий засіб ділового зв‘язку, завдяки якому підвищується оперативність розв‘язання багатьох невідкладних проблем.

Вміння вести телефонні розмови за етичними нормами є важливою умовою набуття відповідної ділової репутації.

Основою успішного проведення ділової телефонної розмови є: компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативно і плідно вирішувати проблему або надавати допомогу в її вирішенні. Важливо, щоб службова, ділова телефонна розмова велася в спокійному, ввічливому тоні і викликала позитивні емоції.

На думку психологів позитивні емоції тонізують діяльність головного мозку, сприяють чіткому раціональному мисленню, а негативні емоції призводять до порушення логічних зв’язків у мові, аргументації, створюють умови для невірної оцінки того, хто з вами розмовляє. Під час телефонної розмови слід зацікавити співрозмовника. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання.

Як це зробити, за допомогою яких засобів? Слід враховувати, що голос, тон, тембр, інтонації уважному співрозмовнику говорять дуже багато. За даними психологів тон, інтонація можуть нести до 40 відсотків інформації, тому слід звернути увагу на подібні “дрібниці” під час телефонної розмови.

Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, висловлює в різкій формі несправедливі докори, в його тоні звучить зарозумілість, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим же.

В телефонній розмові бажано не використовувати специфічні, професійні вирази, які можуть бути не зовсім зрозумілими співрозмовнику, намагайтесь не допускати виразів типу: “лади”, “добро”, “давай”, та ін.

Етикет ділової телефонної розмови має в своєму запасі цілий ряд реплік для коригування спілкування.

Наприклад: “Як Ви мене чуєте…?”, “Не могли б Ви повторити…?”, “Вибачте, дуже погано чути…”, “Перепрошую, я не розчув, що Ви сказали…” і т. п. Перш, ніж комусь зателефонувати, згадайте: тривалий вплив телефонних дзвінків негативно позначається на нервовій системі (тому самі намагайтесь знімати з апарату трубку, як тільки почуєте дзвінок). Існують спеціальні вимоги стосовно змісту телефонних розмов. Вони охоплюють як звичайний телефонний етикет, так і особливості ділового адміністрування. Читать полностью »

Приймати подарунки також потрібно тактовно: розгорнути його, якщо дозволяє ситуація, в присутності особи, яка подарувала, оцінити увагу і смак даруючого, виразити задоволення та подякувати. Дуже неввічливо відкласти подарунок не розгорнувши його. Якщо ж подарунок вам не до вподоби, намагайтесь навіть натяком не виявити незадоволення; будь-який подарунок треба приймати з радістю. Висловлюючи подяку і захоплення, зробіть це так, щоб не засоромити інших гостей, що прийшли зі скромнішими подарунками або взагалі без них.

За офіційних обставин розгортати подарунки не обов’язково. У Китаї це вважається необхідним, тим самим демонструючи, що подарунок прийнято, а от в арабських країнах робити цього не слід. За посланий чи переданий через третю особу подарунок бажано подякувати відразу по телефону чи коротеньким листом. Читать полностью »

Від того, як ви піднесете свій подарунок, залежить і те, який він матиме ефект. Має значення навіть те, даруєте ви його особисто чи через спільного знайомого. Дарувати потрібно тактовно, з приємними словами, короткими побажаннями, жартом.

Дарування - це церемонія. Бажано підготувати нескладні репліки, знайти відповідні слова і, відкинувши трафарет, відзначити неповторність людини, якій вручається подарунок.

Як вже зазначалось, згідно з діловим протоколом першими вручають дарунки господарі при першій зустрічі. Другий обов’язковий подарунок вручається гостям перед від’їздом. У свою чергу, гості повинні мати хоча б один подарунок, який вручається в будь-який момент відповідно до розвитку взаємовідносин. Дуже полюбляють подарунки турки та японці. Читать полностью »

Подарунки в ділових відносинах ділять на дві категорії:

• сувенірні - блокноти, ручки, запальнички, недорогі книги тощо;
• цінні - дорогі подарункові видання, дорогі ручки, вази, сервізи, картини тощо.

Подарунок - і з певного приводу, і несподіваний (сюрприз) - завжди має не лише свою пряму вартість, а й певну конотацію (від лат. connotatio - додаткове значення) - оцінно-емоційне “співзначення”, а тому по-різному сприймається адресатами.

Так, сувеніри дарують людям малознайомим, за незначні послуги, а також близьким знайомим з приводу незначної події. Іноземцям слід дарувати лише ті сувеніри, які відображають особливості країни перебування. Читать полностью »

Оформляюючи подарунок, важливо виявити гарний смак: загорнути його в яскравий барвистий папір, перев’язати стрічкою, додати свою візитну картку або святкову листівку. Подарунок без упаковки або в поліетиленовому пакеті - це зневага до людини. Упаковка надає подарунку не тільки чарівності і принадності, це данина традиції. В отримувача чи дарувальника не завжди може виникнути бажання зразу ж демонструвати подарунок, що може відображати ступінь і глибину взаємин.

Обгортку для квітів треба вибирати залежно від ситуації (офіційна чи неофіційна зустріч), службового становища і професії, статі, віку, а також особливостей національно-психологічного сприйняття кольорів. Читать полностью »

У діловому світі, як і в повсякденному житті, є прийнятним вручення подарунків, сувенірів. Подарунок - це дзеркало, в якому відображаються відносини між тим, хто приймає подарунок, і тим, хто його дарує.

Подарована річ може розповісти про марнотратство чи безкорисливість, щедрість чи неймовірну жадобу, мудрість чи нетактовність, наявність почуття гумору чи його відсутність.

Справжній подарунок - це гармонійне поєднання уподобань того, хто отримав подарунок, і почуття смаку того, хто подарував. Однак необхідно знати, що тут потрібні міра і такт, свої суворі, відпрацьовані багатьма роками правила.